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Politique sur l'accès aux dossiers des étudiants et la protection de la vie privée

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L'accès aux dossiers des étudiants est régi par la Politique sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée de l'Université York et respecte la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. L'Université collecte et consigne des renseignements personnels de ses étudiants conformément aux lignes directrices ci-dessous.

Lignes directrices sur l’accès aux dossiers des étudiants

En présentant une demande d’admission à l’Université York et en vous inscrivant à un programme d’études à l’Université, les étudiants consentent à la collecte de leurs renseignements personnels par l’Université York pour des fins éducatives, administratives et statistiques. L’Université a besoin de ces renseignements pour traiter les admissions et les inscriptions aux programmes d’études; consigner et suivre les progrès universitaires des étudiants; fournir des renseignements de base pour les prix et le financement gouvernemental et pour d’autres besoins administratifs connexes. Les étudiants conviennent que les renseignements et documents soumis à l’Université en faveur d’une demande d’admission, de counseling, de services pour invalides, d’hébergement en résidence, d’un prix financier ou de toute requête ou tout appel devient la propriété de l’Université.

L’Université York peut être tenue de dévoiler les renseignements personnels d’étudiants :

  • pour se conformer à la loi;
  • dans le cadre d’une enquête policière ou d’une poursuite judiciaire;
  • si la santé ou la sécurité d’un étudiant est compromise; ou
  • dans des circonstances de compassion.

L’Université conserve de façon permanente les dossiers électroniques des réalisations des étudiants, mais détruit tous les autres documents versés dans les dossiers des étudiants conformément à ses politiques de conservation des dossiers.

Accès aux dossiers confidentiels des étudiants et divulgation de renseignements

Accès public

L’Université a pour politique de rendre les renseignements suivants habituellement accessibles :

  • état d’inscription des étudiants à temps plein et à temps partiel dans un collège, une école, faculté ou division;
  • domaine d’études courant (p. ex. majeure, mineure, programme menant à un certificat, domaine d’études);
  • si un étudiant a reçu une distinction, un prix ou un honneur universitaire particulier de York ou d’un tiers; et
  • les diplômes et crédits accordés par l’Université aux dates indiquées.

Sauf tel qu’il est indiqué précédemment, les autres renseignements contenus dans le dossier ne seront divulgués que sur consentement écrit des étudiants. Cette restriction s’applique aux demandes de tous les tiers y compris les parents, conjoints et bureaux de crédit.

Les étudiants actuellement inscrits à un programme/cours à l’Université peuvent soumettre une demande écrite au bureau du registraire s’ils refusent que soient divulgués leur état d’inscription active, leur domaine d’études courant, les renseignements sur tout prix, honneur ou distinction universitaire qu’ils ont reçu ou s’ils n’ont pas obtenu leur diplôme.

Accès des étudiants à leur dossier

Les étudiants peuvent inspecter leur dossier officiel, à l’exception des évaluations et lettres de référence fournies à l’Université sous le sceau de la confidentialité.

Les étudiants peuvent demander que tout renseignement erroné dans leur dossier soit corrigé et que tous les récipiendaires de ce renseignement qui s’est avéré faux soient avisés de la correction.

Les étudiants qui désirent inspecter leur dossier doivent prendre rendez-vous avec le registraire adjoint, Services aux étudiants.

Sur réception d’une demande écrite au bureau du registraire, l’Université envoie à un tiers un relevé de notes du dossier d’études de l’étudiant, dans la mesure où son compte n’est pas en souffrance.

Les documents que l’Université reçoit sur les réalisations des étudiants dans d’autres institutions ne sont ni divulgués ni redirigés.

Accès des employés aux dossiers des étudiants

Les employés de l’Université peuvent avoir accès aux renseignements contenus dans les dossiers des étudiants s’ils ont besoin de ces renseignements pour s’acquitter de leurs fonctions officielles. En règle générale, les employés chargés de l’administration universitaire ou des affaires étudiantes ont accès aux dossiers des étudiants. Le niveau et la nature de l’accès sont fonction de leurs responsabilités administratives particulières. Les agents de supervision et le registraire ont le pouvoir de révoquer l’accès d’un employé aux dossiers des étudiants.

Accès des tierces parties ou organisations d’étudiants aux dossiers des étudiants

Toutes les organisations de tierces parties et organisations d’étudiants doivent signer des ententes de confidentialité conformes à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée avec un représentant autorisé de l’Université avant d’avoir accès aux dossiers des étudiants. Les renseignements des étudiants ne peuvent être utilisés ou divulgués que conformément aux dispositions de confidentialité des ententes.

Toutes les demandes d’organisations d’étudiants doivent être approuvées par le Centre for Student Community and Leadership Development de la division des étudiants visés. La liste des membres est offerte sur demande écrite auprès du Centre for Student Community and Leadership Development et signée par un dirigeant autorisé de cette organisation.

Toutes les autres demandes de tierces organisations doivent être approuvées par le bureau du registraire.

Si quelqu’un d’autre qu’un étudiant désire collecter un document au nom de l’étudiant (p. ex. un relevé de notes, un diplôme etc.) cette personne doit présenter une autorisation signée par l’étudiant, ainsi qu’une pièce d’identité avec photo.

Accès prescrit par la loi

Certains dossiers ou parties de dossiers peuvent être fournis aux personnes ou organismes en vertu d’une ordonnance enjoignant l’Université à divulguer des renseignements à Statistique Canada et au ministère de Formation et des Collèges et Universités.

Relevés de notes

La signature de l’étudiant ou le code d’utilisateur du Passeport de York est requis pour la distribution des relevés de notes. Les relevés de notes remis directement aux étudiants portent l’estampille « Issued to Student » (remis à l’étudiant). L’Université York ne peut être tenue responsable des relevés de notes perdus pour retardés lors du transit postal.

Conformément à la politique de l’Université, les relevés de notes et les diplômes ne seront pas remis aux étudiants qui ont des dettes envers l’Université.

Changement de nom

Les étudiants doivent fournir lors de leur demande d’admission ou inscription, leur nom légal complet. Toute demande de changement de nom, que ce soit par altération, substitution, suppression ou ajout, doit être accompagnée de la documentation justificative appropriée. Les étudiants qui présentent une demande d’obtention de diplôme pourraient devoir présenter une preuve de nom. Les étudiants peuvent vérifier le nom officiel consigné à leur dossier via Internet sur le site Web des étudiants au (http://www.yorku.ca/yorkweb/cs.htm).

Maintien à jour des coordonnées

Il incombe aux étudiants de s’assurer que les dossiers de l’Université contiennent toujours leur adresse permanente et adresse postale courantes afin de recevoir les documents pertinents. Les étudiants sont responsables de maintenir leurs adresses de courriel à jour dans leurs dossiers de l’Université et d’assurer l’absence de problème associé à leur fournisseur de courriel externe ou leur compte individuel qui empêcherait l’Université York d'envoyer un courriel à cette adresse.

Vous pouvez effectuer votre changement d’adresse sur Internet au site Web des étudiants (http://www.yorku.ca/yorkweb/cs.htm).

Situations d’urgence nécessitant l’accès au dossier d’un étudiant

Il peut arriver qu’une situation d’urgence exige qu’un étudiant soit contacté rapidement. Dans des situations d’urgence où la santé ou la sécurité d’une personne peut être compromise ou dans des situations de compassion, le registraire de l’Université ou la personne désignée peut, s’il est considéré dans l’intérêt de l’étudiant, autoriser la divulgation de renseignements personnels sur l’étudiant. Dans un tel cas, l’Université informe l’étudiant de la divulgation.

Nous encourageons les étudiants à fournir aux personnes pouvant devoir les joindre en cas d’urgence une copie à jour de leur horaire de classe précisant les jours, heures et emplacements. En outre, les étudiants doivent actualiser les renseignements sur leur plus proche parent et personne à contacter en cas d’urgence via Internet sur le site Web des étudiants au http://www.yorku.ca/yorkweb/cs.htm.

Avis de divulgation de renseignements personnels à Statistique Canada

À titre d’organisme statistique national, Statistique Canada mène des centaines de sondages chaque année sur une foule de sujets dont l’éducation.

Il est essentiel de pouvoir suivre les étudiants et les institutions au fil du temps pour comprendre, par exemple, les facteurs qui affectent les demandes d’inscription auprès des institutions postsecondaires. Et vu l’obligation de rendre des comptes sur les investissements publics, il faut aussi comprendre les résultats. Afin de mener ces études, Statistique Canada demande à tous les collèges et universités de fournir des données sur les étudiants et diplômés. Les institutions collectent des étudiants des renseignements identificateurs (nom, numéro d’étudiant, numéro d’assurance sociale), leurs coordonnées (adresse et numéro de téléphone), leurs caractéristiques démographiques, les renseignements sur l’inscription et leurs antécédents en matière d’éducation et d’emploi qu’elles fournissent à Statistique Canada.

La loi fédérale sur la statistique confère à Statistique Canada l’autorité nécessaire pour accéder aux renseignements personnels que détiennent les institutions d’enseignement. Ces renseignements peuvent être utilisés à des fins statistiques; toutefois, la disposition de confidentialité de la Loi sur la statistique interdit qu’ils soient rendus publics de façon à pouvoir identifier les étudiants.

Les étudiants qui refusent que leurs renseignements soient utilisés peuvent demander à Statistique Canada de retirer leurs renseignements identificateurs de la base de données nationale.

Pour en savoir plus sur l’utilisation de ces renseignements, rendez-vous sur le site Web de Statistique Canada au http://www.statcan.gc.ca/subject-sujet/theme-theme.action?pid=1821&lang=fra&more=0, écrivez à la Section postsecondaire, Centre des statistique sur l’éducation, 17e étage, R.H. Bâtiment Coats, Tunney’s Pasture, Ottawa, Ontario K1A 0T6 ou composez le 1-613-951-1666.