2003-2004
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Directives pour l'examen des pétitions et appels par les comités de la faculté

Ces directives doivent sous-tendre les actions et les décisions des comités de la faculté et celles du personnel administratif concernant les pétitions et appels des étudiants. Elles ne sont pas là pour régir les décisions de la faculté en ces matières; la juridiction relative à la dispense des règlements universitaires, l'extension des directives et la révision d'un travail est clairement du ressort des facultés en tout premier lieu. Ces directives servent à conseiller les parties en cause dans leur travail afin de les aider à en arriver à des décisions équitables et uniformes dans toute l'Université. Il est clair que la nature (performance, professionnelle, supérieure) et la taille des diverses facultés rendent hautement improbable d'avoir des procédures et des démarches uniformes. Il y a cependant des domaines où l'on peut obtenir une plus grande cohérence dans les démarches des différentes facultés et c'est à cette fin que ces directives sont proposées.

1. Structure

Les facultés peuvent, et on les y encourage, avoir une structure en deux volets pour l'examen des pétitions : a) un comité des pétitions/vice-doyen et b) un processus administratif approuvé.

a) Comité des pétitions/vice-doyen : Comme toutes les facultés ont accepté d'examiner les demandes pour exception aux règlements universitaires, il y aura un comité ou un cadre supérieur de l'administration qui sera responsable d'examiner les pétitions et de prendre une décision sur la base des raisons et des documents justificatifs fournis par l'étudiant.

b) Pétitions approuvées par l'administration : Pour aider à contrebalancer le grand nombre de cas, les pétitions peuvent être soumises pour approbation par le préposé aux pétitions (ou son équivalent) et confirmées par le président du comité des pétitions (ou son désigné)1. En accord avec les règles générales pour accorder une pétition (décrites ci-dessous), le préposé aux pétitions identifiera les cas qui entrent clairement dans ces règles et les présentera comme telles au président pour confirmation. Tous les cas qui ne sont pas clairs et qui exigent de la discrétion seront envoyés pour décision au comité des pétitions.

Aucune pétition ne sera refusée par l'administration sur la base de ses mérites. La pétition des étudiants qui ne fournissent pas la documentation nécessaire requise par la faculté dans un délai spécifique ne sera pas examinée, et le préposé aux pétitions en informera l'étudiant par écrit.

1 À l'exception des pétitions pour éviter l'exclusion qui devraient être examinées par un comité.

2. Principes

a) Procédures : Chaque faculté devra avoir des règles de procédure écrites mises largement à la disposition des étudiants (p. ex., dans l'annuaire, sur le site Web de l'Université, au Bureau du registraire). Les procédures de la faculté relatives aux pétitions et appels doivent être compatibles avec les directives du Sénat.

b) Dates limites : La politique approuvée par le Sénat sur la date limite pour soumettre une pétition pour abandon tardif stipule que « Normalement, les pétitions pour abandon tardif d'un cours seront seulement examinées si elles sont soumises dans les 30 jours après la dernière journée des classes (du cours en question). Ces pétitions peuvent être examinées pendant une période d'une année au plus si elles sont basées sur des circonstances spéciales. » La politique du Sénat sur la date limite pour les demandes de cote différée est que « Normalement, les demandes de cote différée doivent être communiquées dans la semaine qui suit un examen manqué ou le dernier jour pour soumettre le travail du cours. » La période où l'Université est officiellement fermée pour les vacances de décembre ou les jours fériés pendant l'année ne compte pas dans la détermination des dates limites.

c) Représentation : Les appelants ont le droit d'avoir un représentant qui aide à préparer les soumissions écrites et, s'ils ont le droit d'apparaître devant un comité, peut les représenter à la séance.

d) Juridiction : Les étudiants peuvent pétitionner tous les sujets à leur faculté d'origine à l'exception des révisions de notes qui sont examinées par le département/la faculté offrant le cours. Autrement, les facultés examineront les demandes d'exception à tous les règlements universitaires.

e) Partialité : Tout membre d'un comité de pétitions ou d'appel ou toute personne examinant une pétition qui manque de neutralité sur la question à décider doit se retirer du cas. Une apparence de partialité ou une crainte de partialité est aussi suffisante pour disqualifier une telle personne.

f) Apparences : Les étudiants et/ou leurs représentants ne peuvent apparaître devant un comité qu'à la discrétion ou sur invitation du comité.

g) Anonymat : Les demandes d'anonymat par les étudiants dans le processus de pétition doivent être respectées. Cependant, les étudiants ayant la possibilité d'apparaître devant un comité devront décider s'ils désirent renoncer à l' anonymat. Dans ce processus, la confidentialité sera toujours maintenue.

h) Décisions : Pour aider à remplir les exigences de la justice naturelle et de l'équité dans les processus juridictionnels, les comités de pétitions et appels et les administrateurs qui rendent une décision sur les pétitions doivent donner par écrit les raisons de leur décision. Sans ces raisons, la partie en cause peut se demander pourquoi une décision négative a été prise et ne pas être capable de décider de faire appel ou non. De la même façon, un comité suivant ou une cour de révision peut avoir de la difficulté à comprendre la justification d'une décision rendue sans en donner les raisons et tirer des inférences négatives à l'encontre du comité initial pour les avoir omises.

i) Appels : La voie d'appel pour les étudiants devra être incluse dans la décision écrite.