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| 2003-2004
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Dossiers des étudiants Politique d'accès aux dossiers des étudiants Tout étudiant qui pose sa candidature pour l'admission à l'Université York et s'inscrit dans un programme de l'Université accepte de ce fait que le Bureau du registraire obtienne sur lui les renseignements personnels nécessaires. Ces renseignements servent à enregistrer l'avancement de ses études et ses résultats universitaires, fournissent la base sur laquelle sont octroyées les subventions gouvernementales et permettent à l'Université de maintenir à jour ses dossiers universitaires et financiers. En s'inscrivant à l'Université, les étudiants acceptent également tacitement que tous les documents soumis dans leur dossier de candidature, y compris pour l'obtention d'un logement en résidence ou d'une bourse ou pour étayer une pétition ou un appel, deviennent la propriété de l'Université. L'Université York s'engage à prendre tous les moyens raisonnables pour protéger la confidentialité et l'intégrité des renseignements contenus dans les dossiers des étudiants. À moins d'en être contrainte par la loi, ou d'avoir reçu une autorisation écrite de la personne concernée, le Bureau du registraire ne divulguera à quiconque à l'extérieur de l'Université les renseignements confidentiels conservés dans le dossier des étudiants. Les données concernant les résultats universitaires des étudiants sont conservées de façon permanente sous leur forme électronique. Tous les autres documents contenus dans les dossiers des étudiants sont détruits à partir du moment où ils ne sont plus utiles. Accès aux dossiers confidentiels des étudiants et divulgation des renseignements Accès public Le Bureau du registraire a pour règle stricte de ne divulguer librement à tous les demandeurs que le minimum de renseignements. Elle ne divulgue pas par exemple les renseignements concernant l'état d'avancement des études, les domaines d'études, les diplômes octroyés par l'Université et leur date de remise. Sauf dans les cas précisés ci-dessous, tout renseignement contenu dans le dossier d'un étudiant ne sera divulgué à une tierce personne que sur autorisation écrite de la part de l'étudiant. Et cette restriction s'applique à tous les parents, conjoints, membres des corps policiers et des agences d'évaluation du crédit. Accès par les étudiants eux-mêmes Les étudiants ont le droit d'inspecter tous les documents contenus dans leur propre dossier, à l'exception des évaluations et lettres de référence soumises à l'Université sous le sceau de la confidentialité. Les étudiants ont le droit de demander que tout renseignement erroné contenu dans leur dossier soit rectifié et que les personnes ayant eu connaissance de ces renseignements erronés soient informées de leur rectification. Les étudiants qui désirent inspecter leur dossier doivent prendre un rendez-vous avec le registraire adjoint, Services étudiants. Les étudiants dont le compte financier universitaire ne fait état d'aucune dette peuvent, sur demande écrite adressée au Bureau du registraire, demander à ce qu'un relevé officiel de leurs études à York soit envoyé à un tiers. Les relevés remis directement à un étudiant portent la mention « Remis à l'étudiant ». Les documents concernant les résultats obtenus dans un autre établissement, reçus par l'Université, ne sont ni divulgués ni transmis à un tiers. Accès par les employés Les employés de l'Université qui, dans le cadre de leurs fonctions officielles, doivent connaître certains renseignements contenus dans les dossiers d'étudiants, ont le droit d'accéder à ces renseignements. En règle générale, seuls les employés dont les responsabilités touchent l'administration universitaire ou les affaires étudiantes ont accès aux dossiers des étudiants. Accès par les organismes étudiants Sur demande express adressée à la Vice-présidente adjointe aux affaires étudiantes, l'organisme central des étudiants de 1er cycle, la Fédération des étudiants de York, l'organisme central des étudiants de 2e et 3e cycles, l'Association des étudiants de 2e et 3e cycles de l'Université York, ainsi que les organismes dépendants dûment autorisés par ceux-ci peuvent obtenir des listes d'étudiants dans le but de communiquer avec leurs membres. Ces listes d'étudiants sont préparées par le Bureau des affaires étudiantes, sur demande écrite signée d'un dirigeant de cesdits organismes, et ne doivent pas être communiquées à un tiers. Accès légalement mandaté Certains renseignements spécifiques peuvent être remis à des personnes ou à des agences en vertu d'une ordonnance de tribunal ou d'une assignation exigeant la remise de ces renseignements par l'Université. Certains renseignements peuvent également être remis à Statistique Canada, au ministère de la Formation, des Collèges et Universités lors de vérifications des inscriptions, ou encore à des organismes officiels de certification ou de réglementation professionnelle. Relevés de notes Les étudiants qui font une demande pour obtenir un relevé de notes le recevront normalement dans un délai de
Remarque : ces délais sont en général respectés au cours de l'année, cependant, les relevés commandés au moment des plus grandes demandes - les mois de janvier, de mai à juin et de septembre à octobre - peuvent prendre plus longtemps. Prévoyez en conséquence. Selon les règlements sur l'accès aux dossiers étudiants, établis par le Bureau du registraire, toute demande de relevé de notes doit être soumise par écrit avec signature de l'étudiant (sauf dans le cas d'une demande transmise par courriel, mais le relevé DOIT alors être envoyé directement à l'organisme destinataire). Les relevés remis directement à l'étudiant portent la mention « remis à l'étudiant ». Le Bureau du registraire ne peut être tenu responsable des relevés perdus ou retardés par les services de poste. Instructions pour commander un relevé Les relevés de notes doivent être commandés en personne au Bureau du registraire ou par courrier ou télécopieur (416-736-5444) ou par courriel. Les demandes adressées par téléphone ne sont pas acceptées. Commande par la poste ou par télécopieur Les demandes adressées par la poste ou par télécopieur doivent être accompagnées des renseignements suivants :
Commande par courriel On peut commander des relevés de notes par courriel si le destinataire est un autre établissement postsecondaire. Il n'est pas possible de commander par courriel un relevé de notes qui doit être adressé à l'étudiant lui-même ou à un tiers. Demande présentée en personne Si une personne autre que l'étudiant lui-même désire retirer un relevé de notes, cette personne doit être munie d'une déclaration signée de l'étudiant et l'identifiant comme personne autorisée à retirer le relevé de notes. Cette personne devra se munir d'une pièce d'identité avec photo. Paiement Le Bureau du registraire accepte le paiement en espèces, par carte de débit, mandat (payable à l'Université York), carte de crédit Visa ou Mastercard. Les paiements en espèces ou par carte de débit ne sont acceptés que pour les demandes effectuées en personne au Bureau du registraire. (les chèques ne sont pas acceptés). Pour les paiements par carte de crédit, prière d'indiquer le nom du détenteur, le type de carte (seules les cartes Visa et Mastercard sont acceptées), le numéro de la carte, la date d'expiration et signer. Toute demande de relevé de notes doit être accompagnée du paiement exigé. Les demandes incomplètes ne seront pas satisfaites. Mise en garde Selon les règlements de l'Université, aucun relevé ne sera remis à un étudiant qui a des dettes envers l'université. Changement de nom Le Bureau du registraire est soucieux de maintenir à jour le dossier des étudiants. En conséquence, les étudiants doivent fournir au moment de leur demande d'admission ou en personne par la suite leur nom et prénom officiel exigés pour l'inscription. Toute demande de changement de nom, que ce soit pour une modification, suppression, substitution, addition doit être accompagnée des documents officiels pertinents. Un étudiant peut avoir à présenter la preuve de son identité lorsqu'il fait sa demande pour recevoir son diplôme. Changement d'adresse Il est essentiel que les étudiants tiennent l'Université au courant de tout changement d'adresse, courante et permanente, afin de pouvoir recevoir tout courrier expédié par l'Université, tels que la carte d'inscription à la session, les relevés de notes, le certificat de frais de scolarité, le certificat de déduction relative aux études, etc. Tout changement d'adresse doit être effectué par le Web, http://www.registrar.yorku.ca. Cas d'urgence Parfois, un cas urgent de nature personnelle demande qu'un étudiant soit contacté rapidement. Comme le campus Keele de l'Université s'étend sur une superficie de 578 acres et compte 60 édifices, 275 salles de classe, de travaux pratiques, et de conférences, et plus de 50 000 étudiants, il n'existe pas de système d'annonce sonore à travers le campus, pour faire face à de telles situations. Le Centre de contrôle de la sécurité ne prendra en considération que des demandes jugées urgentes, ou des cas de vie en danger, et essayera alors de contacter l'étudiant. À cause de ressources physiques limitées et d'autres contraintes, la prise de contact ne peut être garantie. On recommande fortement aux étudiants de remettre à ceux qui peuvent avoir à les joindre en cas d'urgence une copie à jour de leur emploi du temps, indiquant les heures et les salles de cours. Divulgation de renseignements personnels à Statistique Canada L'Agence nationale des statistiques, Statistique Canada, effectue chaque année des centaines d'enquêtes dans un grand nombre de domaines, y compris l'éducation. Il est essentiel de pouvoir suivre les étudiants au cours des années et dans les différents établissements pour comprendre par exemple les facteurs qui affectent les demandes d'admission dans les établissements postsecondaires. L'obligation accrue mise sur les organismes de rendre compte de l'utilisation des finances publiques fait qu'il est important de bien connaître les résultats obtenus en bout de ligne. Pour effectuer ce genre d'études, Statistique Canada demande aux collèges et aux universités de lui fournir toutes les données sur les étudiants en cours d'études et sur les diplômés. Les établissements recueillent donc et transmettent à Statistique Canada les renseignements concernant l'identité (nom de l'étudiant, numéro d'étudiant, numéro d'assurance sociale), l'adresse et le numéro de téléphone, les renseignements démographiques, le statut d'inscription, les études précédentes et l'emploi civil s'il y a lieu. La Loi fédérale sur la statistique autorise Statistique Canada à avoir accès aux renseignements personnels détenus par les établissements d'enseignement. Ces renseignements ne peuvent être utilisés que pour des fins statistiques et la clause de confidentialité de la Loi sur la statistique assure que tous les renseignements fournis ne peuvent être divulgués d'aucune façon qui pourrait permettre d'identifier un étudiant. Les étudiants qui ne veulent pas que les renseignements les concernant soient utilisés peuvent demander à Statistique Canada de retirer de la base de données nationale les données les identifiant ainsi que leur adresse et numéro de téléphone. Pour tout renseignement sur l'utilisation de ces renseignements, consultez les site Web de Statistique Canada http://www.statcan.ca ou écrivez à la Section postsecondaire, Centre des statistiques sur l'éducation, 17e étage, R.H. Bâtiment Coats, Tunney's Pasture, Ottawa (ON) K1A 0T6. |
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