<Politique et règlements de l'Université

Directives pour l'examen des pétitions et appels par les comités de la faculté

Ces directives doivent sous-tendre les actions et les décisions des comités de la faculté et celles du personnel administratif concernant les pétitions et appels des étudiants. Elles ne sont pas là pour régir les décisions de la faculté en ces matières; la juridiction relative à la dispense des règlements universitaires, l'extension des directives et la révision d'un travail est clairement du ressort des facultés en tout premier lieu. Ces directives servent à conseiller les parties en cause dans leur travail afin de les aider à en arriver à des décisions équitables et uniformes dans toute l'Université. Il est clair que la nature (performance, professionnelle, supérieure) et la taille des diverses facultés rendent hautement improbable d'avoir des procédures et des démarches uniformes. Il y a cependant des domaines où l'on peut obtenir une plus grande cohérence dans les démarches des différentes facultés et c'est à cette fin que ces directives sont proposées.

1. Structure

Les facultés peuvent, et on les y encourage, avoir une structure en deux volets pour l'examen des pétitions : a) un comité des pétitions/vice-doyen et b) un processus administratif approuvé.

a) Comité des pétitions/vice-doyen : Comme toutes les facultés ont accepté d'examiner les demandes pour exception aux règlements universitaires, il y aura un comité ou un cadre supérieur de l'administration qui sera responsable d'examiner les pétitions et de prendre une décision sur la base des raisons et des documents justificatifs fournis par l'étudiant.

b) Pétitions approuvées par l'administration : Pour aider à contrebalancer le grand nombre de cas, les pétitions peuvent être soumises pour approbation par le préposé aux pétitions (ou son équivalent) et confirmées par le président du comité des pétitions (ou son désigné)¹. En accord avec les règles générales pour accorder une pétition (décrites ci-dessous), le préposé aux pétitions identifiera les cas qui entrent clairement dans ces règles et les présentera comme telles au président pour confirmation. Tous les cas qui ne sont pas clairs et qui exigent de la discrétion seront envoyés pour décision au comité des pétitions.

Aucune pétition ne sera refusée par l'administration sur la base de ses mérites. La pétition des étudiants qui ne fournissent pas la documentation nécessaire requise par la faculté dans un délai spécifique ne sera pas examinée, et le préposé aux pétitions en informera l'étudiant par écrit.

¹À l'exception des pétitions pour éviter l'exclusion qui devraient être examinées par un comité.

2. Principes

a) Procédures : Chaque faculté devra avoir des règles de procédure écrites mises largement à la disposition des étudiants (p. ex., dans l'annuaire, sur le site de l'Université, au Bureau du registraire). Les procédures de la faculté relatives aux pétitions et appels doivent être compatibles avec les directives du Sénat.

b) Dates limites : La politique approuvée par le Sénat sur la date limite pour soumettre une pétition pour abandon tardif stipule que « Normalement, les pétitions pour abandon tardif d'un cours seront seulement examinées si elles sont soumises dans les 30 jours après la dernière journée des classes (du cours en question). Ces pétitions peuvent être examinées pendant une période d'une année au plus si elles sont basées sur des circonstances spéciales. » La politique du Sénat sur la date limite pour les demandes de cote différée est que « Normalement, les demandes de cote différée doivent être communiquées dans la semaine qui suit un examen manqué ou le dernier jour pour soumettre le travail du cours. » La période où l'Université est officiellement fermée pour les vacances de décembre ou les jours fériés pendant l'année ne compte pas dans la détermination des dates limites.

c) Représentation : Les appelants ont le droit d'avoir un représentant qui aide à préparer les soumissions écrites et, s'ils ont le droit d'apparaître devant un comité, peut les représenter à la séance.

d) Juridiction : Les étudiants peuvent pétitionner tous les sujets à leur faculté d'origine à l'exception des révisions de notes qui sont examinées par le département/la faculté offrant le cours. Autrement, les facultés examineront les demandes d'exception à tous les règlements universitaires.

e) Partialité : Tout membre d'un comité de pétitions ou d'appel ou toute personne examinant une pétition qui manque de neutralité sur la question à décider doit se retirer du cas. Une apparence de partialité ou une crainte de partialité est aussi suffisante pour disqualifier une telle personne.

f) Apparences : Les étudiants et/ou leurs représentants ne peuvent apparaître devant un comité qu'à la discrétion ou sur invitation du comité.

g) Anonymat : Les demandes d'anonymat par les étudiants dans le processus de pétition doivent être respectées. Cependant, les étudiants ayant la possibilité d'apparaître devant un comité devront décider s'ils désirent renoncer à l' anonymat. Dans ce processus, la confidentialité sera toujours maintenue.

h) Décisions : Pour aider à remplir les exigences de la justice naturelle et de l'équité dans les processus juridictionnels, les comités de pétitions et appels et les administrateurs qui rendent une décision sur les pétitions doivent donner par écrit les raisons de leur décision. Sans ces raisons, la partie en cause peut se demander pourquoi une décision négative a été prise et ne pas être capable de décider de faire appel ou non. De la même façon, un comité suivant ou une cour de révision peut avoir de la difficulté à comprendre la justification d'une décision rendue sans en donner les raisons et tirer des inférences négatives à l'encontre du comité initial pour les avoir omises.

i) Appels : La voie d'appel pour les étudiants devra être incluse dans la décision écrite.

Principes touchant à la révision des notes

1. Les étudiants peuvent, s'ils ont des motifs suffisants sur le plan scolaire, demander la révision d'une dernière note dans un cours (ce qui peut signifier de revoir des parties spécifiques du travail accompli). Les motifs autres que scolaires ne sont pas valables pour la révision des notes; dans ces cas-là, on conseille aux étudiants de présenter leur pétition à leur faculté d'origine. Normalement, on s'attend à ce que les étudiants contactent en premier le professeur du cours pour discuter de la note reçue et demander que le travail effectué soit revu. Le travail effectué peut inclure du travail écrit, graphique, numérisé, sous forme de maquette, d'enregistrement vidéo ou audio, but pas de travail oral.

Les étudiants doivent être conscients qu'une demande de révision de note peut avoir comme résultat que la note originale soit augmentée, diminuée ou confirmée.

2. Dans le cas où les étudiants ne sont toujours pas satisfaits de leur dernière note OU si le chargé de cours n'est pas disponible pour revoir le travail, ils peuvent soumettre, par écrit, une demande officielle de révision de note au département ou à l'unité où le cours est offert*. La date limite approuvée par le Sénat pour soumettre une demande de révision des notes est dans les trois semaines qui suivent la diffusion des derniers relevés de notes de chaque trimestre. Une certaine discrétion est allouée pour les retards mineurs à respecter la date limite provoqués par la lenteur du système postal ou des circonstances extraordinaires.

* Les exceptions sont les suivantes :

• pour Osgoode, Schulich, et la Faculté d'éducation les demandes de révision sont soumises au bureau du vice-doyen approprié.

3. Si les conditions sont satisfaites sur le plan des motifs scolaires, le comité du département en question, le directeur du département, le vice-doyen ou le directeur du programme de troisième cycle ou de premier cycle aura la responsabilité de s'assurer que le travail est révisé par un membre approprié du corps professoral, que l'anonymat de l'étudiant et celui du réviseur est respecté, et que le résultat de la révision (y compris les commentaires du réviseur) et la voie d'appel soient communiqués à l'étudiant et au chargé de cours. Le réviseur devra obtenir la nature du travail demandé et la justification de la note originale. On s'attend à ce que tous les efforts soient faits pour rendre la décision dans les 30 jours après réception du travail par le réviseur.

4. Les participants peuvent faire appel d'une décision négative sur une demande de révision des notes, ou le résultat de la révision elle-même à un comité d'appel au niveau de la faculté où le cours est offert (ou, dans le cas de la Faculté des études supérieures, au doyen) seulement sur la base d'un vice de procédure. Les vices de procédure sont définis comme tels :

• actions prises ou non par un département, une faculté, le programme d'études supérieures, ses administrateurs, comités, ou ses membres à l'égard de la disposition du cas qui viole ou annule un ou tous les aspects suivants :

a) les procédures normales et écrites de l'Université, de la faculté, du programme d'études supérieures ou du département concerné;

b) l'uniformité dans le traitement des cas largement semblables au cas en appel de la part de la faculté, du programme d'études supérieures ou du département;

c) les principes d'équité, de justice naturelle ou d'impartialité, qu'un manquement ait eu lieu ou non en accord avec les procédures écrites ou habituelles. Les appels basés sur l'allégation de ces derniers vices de procédure devraient alléguer et démontrer les préjugés évidents ou autre inconduite de la part des administrateurs ou agents de l'Université et pour lesquels des mesures de réparation n'ont pas été prises par une autorité ayant examiné le cas avant l'appel.

Les appels doivent être soumis dans les 21 jours suivant l'annonce de la décision. Les comités de la faculté peuvent renoncer à cette date limite quand l'appelant établit que des circonstances spéciales existent. Aucun membre de comité de la faculté ne peut considérer un appel s'il a déjà examiné la question précédemment. À la discrétion du comité, l'étudiant et/ou le membre de la faculté peut être invité à rencontrer le comité pour présenter son cas oralement. La décision du comité sera prise à huis clos et on s'attend à ce que les parties soient informées de la décision par écrit dans les 30 jours suivant le dépôt de l'appel.

5. Les participants à l'appel au niveau de la faculté peuvent déposer une demande de permission d'appel auprès du Comité d'appel du Sénat (CAS) sur la base de vices de procédure au niveau de la faculté. Les demandes de permission d'appel doivent être soumises dans les 21 jours suivant l'annonce de la décision de la faculté. CAS peut ignorer cette date limite si l'appelant établit qu'il existe des circonstances spéciales. Aucun membre de CAS ne peut considérer la demande s'il a déjà examiné la question précédemment. Ainsi qu'il est expliqué dans les procédures de CAS, les parties peuvent apparaître devant le comité si la permission d'appel est accordée pour présenter oralement leurs soumissions sur la base de vices de procédure. La décision du comité sera prise à huis clos et on s'attend à ce que les parties soient informées de la décision, par écrit, dans les 30 jours suivant le dépôt de la demande.

6. Les parties impliquées dans la décision du Comité d'appel du Sénat peuvent demander au comité de reconsidérer la question s'il y a évidence de vices de procédure de la part de CAS. Les demandes doivent être soumises dans les 21 jours suivant l'annonce de la décision. CAS se réserve le droit d'ignorer cette date limite en cas de circonstances spéciales. Les demandes de réexamen d'une décision de CAS seront examinées par un groupe de membres du CAS qui n'ont pas siégé sur le premier comité; on s'attend à ce qu'une décision soit rendue dans les 30 jours après la demande.

Entente sur la cote différée

L'Entente sur la cote différée est un processus par lequel les étudiants qui ne sont pas capables d'écrire leur dernier examen à la date fixée ou de soumettre le travail du trimestre avant la date limite fixée par la faculté pour donner les dernières notes parviennent à un accord avec le chargé de cours pour obtenir la cote différée dans le cours et fixer une date pour l'examen ou la soumission du travail en suspens. C'est la responsabilité de l'étudiant, utilisant le formulaire prévu à cet effet, de faire le nécessaire auprès du chargé de cours pour terminer le cours et faire parvenir le formulaire au bureau de l'unité ou du département approprié à la date limite mentionnée sur le formulaire. Les chargés de cours peuvent refuser d'examiner les demandes de cote différée; dans ce cas, les étudiants doivent soumettre, dans la date limite établie, une pétition auprès du comité de la faculté approprié pour examen.

Les responsabilités des étudiants dans les processus de pétition et d'appel

Par l'intermédiaire de ses corps législatifs, l'Université a établi des règlements, procédures et dates limites auxquels les étudiants doivent adhérer. Les étudiants doivent surveiller leurs progrès dans les cours, en tenant compte de leurs circonstances personnelles et scolaires, et faire les changements nécessaires pour remettre le travail et respecter les dates limites. L'Université reconnaît cependant que des circonstances particulières peuvent justifier une dispense aux règlements, exigences, dates limites sur une base individuelle. Les demandes pour dispenser d'un règlement, d'une exigence ou d'une date limite sont initiées par une pétition.

Les étudiants optant pour lancer une pétition sont assurés que la confidentialité est une caractéristique de ce processus et que les renseignements fournis pour appuyer leur pétition ou appel ne seront utilisés pour aucun autre motif.

Alors que c'est la responsabilité de l'Université de fournir aux étudiants les renseignements, l'orientation et les conseils nécessaires, il est de la responsabilité des étudiants de :

• connaître et respecter tous les règlements, exigences et dates limites publiées de la faculté ou du programme ;
• se familiariser avec les procédures écrites de pétition ou d'appel de leur faculté et faire leur demande en temps voulu ;
• fournir toute la documentation nécessaire pour appuyer leur pétition ou leur appel et le faire en temps voulu ;
• indiquer et documenter toutes les circonstances pertinentes lorsqu'ils soumettent leur pétition en premier lieu.

Les responsabilités de l'Université dans les processus de pétition et d'appel

Juste comme les étudiants soumettant des pétitions ou appels ont la responsabilité de satisfaire aux exigences du processus, l'Université a la responsabilité de l'administrer.

Personnel non enseignant :

Il est de la responsabilité des membres du personnel non enseignant de :

• conseiller et guider les étudiants en ce qui concerne les options, les dates limites, la documentation nécessaire et les voies d'appel par le moyen d'une annonce écrite, du site Web de l'Université, des rendez-vous personnels ou de la communication par téléphone ;
• diriger les étudiants vers le bureau approprié pour des renseignements sur les pétitions et appels ;
• s'occuper des pétitions et appels de façon efficace pour éviter les retards injustifiés ;
• maintenir le droit des étudiants à la confidentialité.

Membres du corps enseignant :

Il est de la responsabilité du corps enseignant de :

• répondre aux demandes de renseignements des étudiants et du personnel non-enseignant en temps voulu ;
• aider à diriger les étudiants vers le bureau approprié pour des renseignements sur les pétitions et appels ;
• maintenir le droit des étudiants à la confidentialité.

Comités et préposés aux pétitions et appels :

Il est de la responsabilité des comités et préposés aux pétitions et appels de :

• s'assurer que les parties reçoivent un traitement équitable, uniforme et respectueux de l'éthique ;
• accorder une attention approfondie et sérieuse à toutes les demandes ;
• rendre les décisions seulement après un examen consciencieux ;
• fournir aux parties les raisons des décisions prises ;
• maintenir le droit des étudiants à la confidentialité.